GoogleドライブにGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライドやその他のファイルなど、他の人に共有する必要があるファイルは、以下の共有ドライブの適切な位置にファイルを格納してください。
| 情報の種類 | 共有方法 | 情報の例 |
|---|---|---|
| 社内の人に共有したい下記以外すべて | 「共有ドライブ」に追加 | |
| 理由 | ||
| • 共有設定忘れをなくすため | ||
| • データを整理し、情報共有を進めるため | ||
| • 検索できるようにするため |
◦ ユーザーを特定して共有すると、検索対象となりません。 | |
| 個人情報などセンシティブな情報 | 共有ドライブには入れず、必要最小限のメンバーを特定して共有 情報漏えいのリスクを最小限にするため、共有相手は最低限にしてください。 | • 個人情報を含むファイル ◦ 顧客・見込み顧客の情報 ▪ メールアドレスやアカウント名 ◦ メンバー（社員・インターン等）の情報 ▪ 個人情報 ▪ 面談、1on1などの情報 ▪ 源泉徴収票などの書類 • パスワードや証明書、秘密鍵など | | ファイルアップロードの質問があるGoogle フォーム | 共有ドライブには入れず、「マイドライブ」にある状態で必要な人に共有 Googleフォーム、共有ドライブの仕様上、ファイルを共有ドライブにアップロードすることができません。 | • 他社からファイルを受け取りたい場合 | | 他社の人と共有したい情報 | 共有ドライブ「社外共有用」にフォルダを追加し、フォルダに対して社外の人のメールアドレスを入力して共有 「社外共有用」以外の共有ドライブは、ファイルを直接外部の人に共有できない設定になっています。
SocialDog側の機密情報（顧客データなど）を含む場合、必ずSocialDogの共有ドライブに保存し、オーナーがSocialDogとなるようにしてください。 | • パートナー企業とのファイル共有 | | 全世界の人から閲覧されることを想定して作るコンテンツ | 「リンクを知っている人全員」にして共有 | • 採用候補者向けの資料など |
共有設定で「リンクを知っている人全員」という設定がありますが、この設定にすると、URLを知っている人は全員そのファイルにアクセスされてしまいます。URLがSNSなどで拡散されてしまう場合もありえます。
上記のようなセンシティブな情報を一切含まず、公開する目的の場合のみ可能です。
ファイルが増えてきて、必要なファイルを見つけにくくなってきたので、以下の命名規則でファイル名をつけてください。
配送先登録フォーム → 220426_Twitterキャンペーン景品送付先登録フォーム有料ユーザー分析 → 220521_トライアル中のアクションのデバイス別分析(SG-1234)YYMMDD_ 形式で日付をつける ファイルの先頭に「 YYMMDD_ 」という形式で作成日・発表日などの日付をつけてください。
修正案 → 220309_利用規約修正案